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研究者需保存的臨床試驗(yàn)文件清單及要求

發(fā)布日期:2023-10-10 閱讀量:

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研究者需保存的臨床試驗(yàn)文件清單及要求(圖1)

  臨床試驗(yàn)必須保存的文件是指可單獨(dú)或綜合地對試驗(yàn)的執(zhí)行情況及產(chǎn)生的數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估的文件。在ICH GCP指導(dǎo)原則的附錄中詳細(xì)列出了研究者和申辦者必須保存的最少文件的清單。我國GCP的附錄中也列出了類似必備文件,詳細(xì)內(nèi)容讀者可以參考這兩個(gè)規(guī)范的附錄部分。——《藥物臨床試驗(yàn)與GCP實(shí)用指南》......下面介紹研究者應(yīng)當(dāng)保存的重要文件及要求。

  1、原始文件

  原始文件(source document,SD)是指原始的文件、數(shù)據(jù)和記錄。其確切的定義為“受試者任何信息的第一手記錄或者經(jīng)核準(zhǔn)的原始文件的副本”。例如醫(yī)院記錄、臨床及辦公室圖表、實(shí)驗(yàn)室記錄、備忘錄、受試者日記及供評(píng)估用核對表、藥房發(fā)藥記錄、自動(dòng)儀器記錄的數(shù)據(jù)、經(jīng)核實(shí)而視為準(zhǔn)確副本的復(fù)印件或普印件、縮微膠片、照相負(fù)片、微縮膠卷、磁性載體、X線片、受試者檔案以及保存于參與試驗(yàn)的藥房、實(shí)驗(yàn)室和醫(yī)療技術(shù)部門中的記錄等。這些記錄需要簽名并注明日期后才可以作為原始文件。

  原始文件是證明臨床試驗(yàn)數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠的證據(jù),也是所有臨床試驗(yàn)報(bào)告數(shù)據(jù)的源文件。原始文件一般由完成該研究、觀察或檢查的人員填寫,并簽字注明日期。在文件的每一頁上均應(yīng)有受試者的姓名拼音縮寫和試驗(yàn)編號(hào),任何更正均應(yīng)由更正人簽名并注明日期。

  原始文件中的數(shù)據(jù)用于完成CRF,因此所有CRF中的數(shù)據(jù)均應(yīng)與原始記錄中的一致,所有的數(shù)據(jù)都應(yīng)當(dāng)能夠證實(shí)。有時(shí),研究者直接將某些數(shù)據(jù)填人CRF,這些部分也就變成了原始記錄。但是,一般更好的做法是將所有數(shù)據(jù)填入受試者病歷檔案,然后再據(jù)此填寫CRF。受試者病歷檔案作為原始文件,CRF可據(jù)其進(jìn)行核對。這看起來繁瑣,但是原始數(shù)據(jù)的核對(source documentation verification,SDV)是GCP和法規(guī)要求的不可缺少的程序。

  受試者的病歷檔案至少應(yīng)包括如下信息:

 ?。?)加人試驗(yàn)的時(shí)間;
 ?。?)確定診斷和符合人選標(biāo)準(zhǔn)的檢查資料;
 ?。?)并發(fā)癥;
 ?。?)疾病的進(jìn)展情況;
 ?。?)合并治療情況,包括任何可能的合并用藥或治療;
  (6)主要療效觀察結(jié)果;
  (7)所有不良事件及安全措施;
 ?。?)試驗(yàn)中的所有隨訪(日期,檢查、受試者反映的任何問題或情況、下一次隨訪的安排等)。

  對那些重要而不可復(fù)得的原始文件,應(yīng)當(dāng)留下副,以免原始文件的遺失或損害。在復(fù)制時(shí)必須忠實(shí)于原件,不得做任何修改。研究者必須簽字并標(biāo)注日期證明其準(zhǔn)確可靠。如有可能,原始文件應(yīng)當(dāng)和 CRF一起保存,以方便監(jiān)查員監(jiān)查時(shí)核對數(shù)據(jù)。

  2、病例報(bào)告表

  病例報(bào)告表(case report form,CRF)是臨床試驗(yàn)中研究人員收集、記錄及報(bào)告數(shù)據(jù)的主要文件之一。CRF一般由申辦者設(shè)計(jì)、印刷并提供。在設(shè)計(jì)CRF時(shí)就必須充分考慮收集信息的全面性、術(shù)語 和描述的準(zhǔn)確性以及填寫的簡便、明確性。CRF的填寫要預(yù)先建立 標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程,并嚴(yán)格執(zhí)行,以保證不同研究人員填寫格式的一致 性、準(zhǔn)確性和完整性。而且CRF中填寫的數(shù)據(jù)必須可溯源,與原始 文件中的數(shù)據(jù)保持一致。原始數(shù)據(jù)的核對是監(jiān)查員每次訪視臨床試驗(yàn)承擔(dān)機(jī)構(gòu)的重要內(nèi)容之一。

  3、研究者手冊

  研究者手冊(investigator brochure,IB)指一本試驗(yàn)用藥品臨床和非臨床資料的匯編,與該試驗(yàn)用藥品在人類受試者中的研究相關(guān)。研究者手冊包含下列內(nèi)容:
 ?。?)試驗(yàn)藥品的物理、化學(xué)和藥理性質(zhì);
 ?。?)動(dòng)物實(shí)驗(yàn)及已經(jīng)進(jìn)行的臨床試驗(yàn)資料;
  (3)試驗(yàn)的可能的風(fēng)險(xiǎn)、不良反應(yīng);
 ?。?)特殊的試驗(yàn)方法、觀察方法、注意事項(xiàng);
  (5)過量使用時(shí),可能出現(xiàn)的后果及治療方法等。

  通過研究者手冊,研究者可以清晰地理解該試驗(yàn)及試驗(yàn)藥品的全貌。在評(píng)價(jià)不良事件與試驗(yàn)藥品的因果關(guān)系時(shí),研究者手冊尤顯重要在出現(xiàn)任何重要的有關(guān)藥品的信息時(shí),申辦者應(yīng)當(dāng)補(bǔ)充或更新研究者手冊并及時(shí)提供給研究者。研究者手冊及其更新版本應(yīng)保存一份在研究檔案中。

  4、試驗(yàn)方案

  開始臨床試驗(yàn)前必須制訂臨床試驗(yàn)方案(clinicl trial protocol,CTP)。在國外,試驗(yàn)方案一般由申辦者制訂,而我國的現(xiàn)行法規(guī)允許試驗(yàn)方案由申辦者和研究者共同協(xié)商制訂,無論試驗(yàn)方案是申辦者制訂的還是合同研究者一起制訂的,最后的版本必須經(jīng)研究者簽名并標(biāo)注日期,以示同意并將嚴(yán)格遵循。所有的試驗(yàn)方案應(yīng)當(dāng)在封面上注明定稿日期及版本,只有最后版本的試驗(yàn)方案保存在研究者檔案中,并向倫理委員會(huì)提交應(yīng)該嚴(yán)格按照經(jīng)藥品監(jiān)督管理部門和倫理委員會(huì)批準(zhǔn)的試驗(yàn)方案進(jìn)行臨床試驗(yàn)。

  按照GCP的要求,對試驗(yàn)方案的偏離和修改均要認(rèn)真記錄在案。如果研究者認(rèn)為試驗(yàn)方案有修改的必要,必須同申辦者的監(jiān)查員協(xié)商。試驗(yàn)方案做了任何修改后,必須提交倫理委員會(huì)再次批準(zhǔn)后才能實(shí)施。描述試驗(yàn)方案修改的書面文件必須經(jīng)研究者和申辦者簽署并注明日期。給倫理委員會(huì)的請求信副本和倫理委員會(huì)的批準(zhǔn)函原件應(yīng)當(dāng)保存在研究檔案中。

  5、知情同意書

  知情同意書的制訂應(yīng)當(dāng)包括GCP所要求的全部內(nèi)容,并經(jīng)倫理委員會(huì)批準(zhǔn)后在臨床試驗(yàn)開始前經(jīng)受試者書面簽署。

  知情同意書必須標(biāo)注日期和版本。在研究者檔案中要保留所有的既有受試者又有研究者或其他執(zhí)行知情同意的人簽名并注明日期的知情同意書原件,還要保留一份空白的經(jīng)倫理委員會(huì)批準(zhǔn)的知情同意書。

  6、倫理委員會(huì)和藥品監(jiān)督管理部門批文

  任何倫理委員會(huì)的批準(zhǔn)或同意必須以書面的形式,并包括必要的信息。該文件必須由研究者保存在研究檔案中。此外,研究者最好保 留一份倫理委員會(huì)的委員名單,并確保法定要求的最少人數(shù)的倫理委員會(huì)委員參加了審批會(huì)議。

  在研究過程中,與倫理委員會(huì)的所有通信及材料(包括試驗(yàn)方案或知情同意的修改、SAE的報(bào)告等)都應(yīng)當(dāng)記錄和保存。有些倫理委員會(huì)可能會(huì)要求研究者提交試驗(yàn)的年度報(bào)告。在試驗(yàn)結(jié)束或中止時(shí),應(yīng)當(dāng)通知倫理委員會(huì),該信件的副本保存在研究檔案中。此外,倫理委員會(huì)也可能會(huì)要求研究者提供一份總結(jié)報(bào)告,提供后也應(yīng)當(dāng)記錄在案。

  我國及許多其他國家的法規(guī)要求進(jìn)行藥物臨床研究必須得到監(jiān)督管理部門的書面批準(zhǔn)。除了申辦者保留該文件的正本外,倫理委員會(huì)及研究者都應(yīng)當(dāng)在其檔案中保留一份副本。

  7、研究者名單及簡歷

  研究者必須保存一份參加臨床試驗(yàn)人員(包括任何進(jìn)行臨床評(píng)價(jià),填寫CRF,執(zhí)行知情同意,文件管理,試驗(yàn)用藥的管理人員等)的名單以及每個(gè)研究人員的最新的經(jīng)本人簽字和標(biāo)明日期的簡歷(CV)。

  研究人員名單要說明每個(gè)人的職責(zé)及參與試驗(yàn)的日期。此外,執(zhí)行知情同意和填寫CRF 的人員還應(yīng)當(dāng)在該文件留下簽名及姓名縮寫樣本,以保證只有授權(quán)的人才能承擔(dān)這兩項(xiàng)工作。

  研究人員的履歷表至少包括下列內(nèi)容;姓名、學(xué)歷、學(xué)位、職稱、畢業(yè)后的在職或脫產(chǎn)培訓(xùn)、工作經(jīng)歷、表明其在本領(lǐng)域研究水平的信息,例如出版的文章或著作、過去參與的研究項(xiàng)目等等。此外,還要注明是否熟悉GCP、參加過的 GCP培訓(xùn)或研討會(huì)等。履歷表的作用是證明每個(gè)研究人員適合或具備從事臨床試驗(yàn)中相應(yīng)工作的能力和資格。

  在一項(xiàng)試驗(yàn)開展過程中有新人參加時(shí),即使僅僅是短期的或臨時(shí)的,也要對人員名單和履歷表檔案進(jìn)行補(bǔ)充和更新。

  8、實(shí)驗(yàn)室記錄

  需要實(shí)驗(yàn)室參與測定與評(píng)價(jià)的研究必須保留兩類文件:其一,測定項(xiàng)目的正常參考范圍,研究者一般應(yīng)當(dāng)保留1份該文件副本;其二,實(shí)驗(yàn)室操作規(guī)程,有些國家可能還會(huì)要求進(jìn)行臨床檢驗(yàn)的實(shí)驗(yàn)室經(jīng)過GLP認(rèn)證或其他形式的質(zhì)量體系認(rèn)證或評(píng)估。這些認(rèn)證或評(píng)估的證明文件一般不需要研究者保存,但是實(shí)驗(yàn)室應(yīng)當(dāng)保存這些文件并準(zhǔn)備接受監(jiān)查員、稽查員或檢查員的檢查。

  有些試驗(yàn)項(xiàng)目可能會(huì)需要保留血液或其他體液樣品供以后分析或重復(fù)測定用,必須記錄這些樣品。為了方便,一般給每一樣品分配一個(gè)唯一的編碼或條形碼,然后保留一份識(shí)別碼清單(受試者、取樣日期等)。

研究者需保存的臨床試驗(yàn)文件清單及要求(圖2)

  9、試驗(yàn)用藥物記錄

  研究者應(yīng)當(dāng)保存試驗(yàn)用藥物的接收、保存、分發(fā)、受試者使用、剩余藥物回收和退回申辦者或按照雙方協(xié)議進(jìn)行銷毀的記錄。

  試驗(yàn)藥物計(jì)數(shù)管理的基本原則是做到收、用、存、回收平衡。如有不符,就要尋找并記錄原因。

  試驗(yàn)用藥的記錄不合格是許多國外臨床研究中檢查發(fā)現(xiàn)的主要問題。在我國,試驗(yàn)用藥的管理和計(jì)數(shù)也是主要的薄弱環(huán)節(jié)之一,應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化有關(guān)人員對試驗(yàn)用藥計(jì)數(shù)及記錄的認(rèn)識(shí)。

  10、試驗(yàn)監(jiān)查報(bào)告

  在臨床試驗(yàn)啟動(dòng)之前、試驗(yàn)開展過程之中及試驗(yàn)結(jié)束之時(shí),監(jiān)查員均應(yīng)對研究機(jī)構(gòu)進(jìn)行訪視和監(jiān)查,以確定是否研究條件及人員一切準(zhǔn)備就緒、試驗(yàn)嚴(yán)格按照研究方案和GCP及SOPs進(jìn)行、受試者得到了保護(hù)、所有CRF中填寫的數(shù)據(jù)與原始數(shù)據(jù)一致并完整、所有的不良事件被記錄、嚴(yán)重不良事件被及時(shí)報(bào)告、試驗(yàn)用藥符合規(guī)定并計(jì)數(shù)準(zhǔn)確、試驗(yàn)按照合同的進(jìn)度開展等等。監(jiān)查員每次訪視后將向申辦者提交1份監(jiān)查報(bào)告。研究者應(yīng)當(dāng)保留1份該報(bào)告的副本。

  11、受試者篩選表、入選表及代碼表

  在某些試驗(yàn)項(xiàng)目中,可能要首先對大量的病人進(jìn)行篩選以確定其中符合人選條件的病人。例如,在一項(xiàng)降血脂新藥的研究中,測定血脂的高低將是篩選的必要步驟之一,只有那些血脂水平高于預(yù)定標(biāo)準(zhǔn)的病人才能參加試驗(yàn)。研究者應(yīng)當(dāng)保留每個(gè)被篩選病人的記錄(sub-ject screening log),該記錄一般采用預(yù)先制訂的表格,為每個(gè)參加篩選的病人填寫一份,在篩選結(jié)束后由研究者裝訂歸檔。

  受試者人選表(subject enrolment log)是記錄受試者按入選時(shí)間順序進(jìn)行試驗(yàn)編號(hào)的文件,受試者鑒別代碼表(subject identification code list)是研究者保存的一份保密性文件,其中記錄了受試者的姓名及在人選時(shí)分配的代碼,以便在需要時(shí),研究人員能夠及時(shí)根據(jù)其代碼識(shí)別受試者。這兩個(gè)文件是研究者必須保存的重要文件,必須認(rèn)真歸檔保存,不得丟失或破壞。

  12、數(shù)據(jù)質(zhì)疑和更正表

  在監(jiān)查員將CRF取走后,有時(shí)可能會(huì)向研究者返回一個(gè)數(shù)據(jù)質(zhì)疑表(data query form,DQF)或數(shù)據(jù)更正表(data clarificationform,DCF),里面列出了需要進(jìn)一步核實(shí)的數(shù)據(jù)或問題等。一般在下列情況下,會(huì)對CRF中的內(nèi)容提出質(zhì)疑:
  (1)缺失某些數(shù)據(jù),例如未填開始或結(jié)束日期;
 ?。?)不符合邏輯的數(shù)據(jù),例如結(jié)束日期早于開始日期,服藥時(shí)間在簽署知情同意書前等;
 ?。?)嚴(yán)重異常或不合理數(shù)據(jù),例如受試者收縮壓為234mmHg等;
  (4)字跡不清楚,不能識(shí)別填寫的數(shù)據(jù);
 ?。?)編碼問題,例如記錄的不良事件或伴隨疾病未用醫(yī)學(xué)術(shù)語,則這些數(shù)據(jù)無法在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行編碼。

  研究者在收到數(shù)據(jù)質(zhì)疑(或更正)表后,要逐項(xiàng)核準(zhǔn)并填寫核準(zhǔn)結(jié)果,簽名并注明日期后及時(shí)返回申辦者,以便其對數(shù)據(jù)記錄更正或加人數(shù)據(jù)庫,研究者應(yīng)保存數(shù)據(jù)質(zhì)疑表和更正表的復(fù)印件。

  13、不良事件及報(bào)告的記錄

  按照 GCP的要求,不管不良事件是否與試驗(yàn)用藥有因果關(guān)系,研究者均應(yīng)在原始記錄中記錄并填寫至CRF,不良事件也包括受試者進(jìn)入試驗(yàn)前后發(fā)病頻率及嚴(yán)重程度的增加,不良事件記錄至少包括:
  (1)不良事件描述;
 ?。?)發(fā)生時(shí)間:
  (3)結(jié)束時(shí)間:
 ?。?)嚴(yán)重程度及發(fā)生頻率;
  (5)是否需要治療,如需要,給予的治療和效果的記錄;
 ?。?)研究者對不良事件與試驗(yàn)藥品的因果關(guān)系的分析;
 ?。?)不良事件的跟蹤情況等。

  有關(guān)不良事件的所有醫(yī)學(xué)文件都應(yīng)當(dāng)記錄在原始文件中,包括化驗(yàn)單、心電圖、檢查結(jié)果報(bào)告等。發(fā)生嚴(yán)重不良事件時(shí)要及時(shí)向申辦者、藥品監(jiān)督管理部門、倫理委員會(huì)及其他合作研究者報(bào)告。所有這些情況都要記錄在案并保存。

  14、試驗(yàn)報(bào)告

  在研究結(jié)束后,生物統(tǒng)計(jì)人員將對所得到的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和分析,得到統(tǒng)計(jì)結(jié)果。然后據(jù)此結(jié)果,由申辦者與研究者一起協(xié)商撰寫試驗(yàn)報(bào)告(final report,F(xiàn)R)。臨床試驗(yàn)報(bào)告應(yīng)與試驗(yàn)方案一致。

  研究者必須簽署試驗(yàn)報(bào)告以示對其中內(nèi)容的認(rèn)可。在簽署同意意見時(shí),研究者應(yīng)當(dāng)認(rèn)真閱讀和斟酌其各項(xiàng)內(nèi)容,以利用這一最后的機(jī)會(huì)來確認(rèn)該報(bào)告準(zhǔn)確、真實(shí)、完整地反映了試驗(yàn)項(xiàng)目的開展過程,并對試驗(yàn)數(shù)據(jù)進(jìn)行了客觀、合理的解釋和分析,試驗(yàn)結(jié)果是科學(xué)、可靠的。在多中心臨床試驗(yàn)中,主要研究者將代表其他協(xié)同研究者簽署試驗(yàn)報(bào)告,也可由所有研究者簽署。每個(gè)協(xié)同研究者也應(yīng)當(dāng)撰寫并簽署1份自已所承擔(dān)病例的分總結(jié)報(bào)告。此外,我國現(xiàn)行法規(guī)規(guī)定,提交給藥品監(jiān)督管理部門的臨床試驗(yàn)報(bào)告除需要研究者和申辦者簽署外,還需要有研究者所在研究機(jī)構(gòu)簽署的意見和印章。

  試驗(yàn)報(bào)告由申辦者向藥品監(jiān)督管理部門提交,研究者也有必要向倫理委員會(huì)提交1份副本,并在自己的研究檔案中保留1份副本。

  15、其他文件

  所有與監(jiān)查員、申辦者及其他研究者或機(jī)構(gòu)的往來通信都應(yīng)當(dāng)保存在研究檔案中。每次參加研究項(xiàng)目的人員間的會(huì)議、電話、傳真或其他方式的通訊等的備忘錄也應(yīng)當(dāng)存放在研究檔案中。

  在研究進(jìn)行過程中可能會(huì)發(fā)生一些變化,例如研究人員的變更、試驗(yàn)方案的補(bǔ)正,CRF的變化、知情同意書的更新、測定值范圍的變化等等。所有這些變化都應(yīng)當(dāng)記錄在研究檔案中。對需要倫理委員會(huì)同意才能實(shí)施的更改,還應(yīng)當(dāng)保存?zhèn)惱砦瘑T會(huì)的批文。
  來源:臨床CRA CRC

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