優(yōu)秀PM如何制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃?
發(fā)布日期:2023-10-10 閱讀量:次
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制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃是PM的工作日常之一,但總有那么一些時(shí)刻,這進(jìn)度計(jì)劃簡(jiǎn)直形同虛設(shè)。如何編寫(xiě)出一份好用且能用的進(jìn)度計(jì)劃呢?優(yōu)秀PM提出了以下三方面的策略,供有志于做好進(jìn)度計(jì)劃的PM參考~
一、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃編寫(xiě)前要考慮
1、項(xiàng)目經(jīng)理自身重視
對(duì)于簡(jiǎn)單的項(xiàng)目,幾件事情掰著手指頭都數(shù)的過(guò)來(lái),所以項(xiàng)目經(jīng)理就覺(jué)得沒(méi)有必要做正式的進(jìn)度計(jì)劃,弄個(gè)Excel列出來(lái)主要任務(wù)和開(kāi)始/結(jié)束時(shí)間就算完事。其實(shí)不然,魔鬼都藏在細(xì)節(jié)當(dāng)中。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該把進(jìn)度計(jì)劃看成是有效管控項(xiàng)目的工具,而不是為了完成一份文檔。制定和管理進(jìn)度計(jì)劃就好比項(xiàng)目經(jīng)理吃飯的飯碗,很難相信管理不好進(jìn)度計(jì)劃的項(xiàng)目經(jīng)理可以成為一名優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理。
2、團(tuán)隊(duì)成員參與
項(xiàng)目經(jīng)理獨(dú)自完成進(jìn)度計(jì)劃,大多屬于無(wú)奈。因?yàn)閳F(tuán)隊(duì)成員不積極提供輸入,也沒(méi)有時(shí)間參加評(píng)審,項(xiàng)目經(jīng)理不得不自己完成進(jìn)度計(jì)劃。如果在制定進(jìn)度計(jì)劃的過(guò)程中,讓團(tuán)隊(duì)成員參與,每個(gè)成員就有機(jī)會(huì)知道誰(shuí)給他們提供輸入,誰(shuí)是他們輸出的接受者。這將會(huì)促使項(xiàng)目組成員去關(guān)心其它職能部門(mén)的工作,以至于關(guān)心整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃。
3、計(jì)劃要因人而異
只制定一份項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃,當(dāng)然省時(shí)省力,維護(hù)起來(lái)也簡(jiǎn)單方便。但是考慮到不同利益相關(guān)方的關(guān)切點(diǎn)會(huì)有不同,作為項(xiàng)目經(jīng)理也需要做不同的進(jìn)度計(jì)劃。比如在報(bào)價(jià)階段,沒(méi)有必要關(guān)注太多細(xì)節(jié),只要做大的節(jié)點(diǎn)計(jì)劃即可,在形式上最好采用Excel格式;對(duì)于項(xiàng)目的整體進(jìn)度和資源規(guī)劃,需要詳細(xì)的進(jìn)度計(jì)劃,通常用MS-Project軟件完成。
4、及時(shí)適度更新
項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的更新,不僅僅對(duì)任務(wù)、任務(wù)的開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間、依賴(lài)關(guān)系進(jìn)行更新,還需要對(duì)任務(wù)的進(jìn)展進(jìn)行更新,要讓所有人知道任務(wù)是否有進(jìn)展,以便評(píng)估進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)和資源的消耗是否合理。項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃需要及時(shí)更新,也不是有一點(diǎn)變更就立即更新,更新太頻繁會(huì)給人一種不穩(wěn)定感。
二、進(jìn)度計(jì)劃表——甘特圖
進(jìn)度計(jì)劃表通常是用甘特圖來(lái)表示,可以使用微軟的Excel或Project軟件完成,也可以使用一些管理軟件完成。
甘特圖以圖示的方式通過(guò)活動(dòng)列表和時(shí)間刻度形象地表示出任何特定項(xiàng)目的活動(dòng)順序與持續(xù)時(shí)間?;臼且粭l線(xiàn)條圖,橫軸表示時(shí)間,縱軸表示活動(dòng)(項(xiàng)目),線(xiàn)條表示在整個(gè)期間上計(jì)劃和實(shí)際的活動(dòng)完成情況。
它可以直觀地表明任務(wù)計(jì)劃在什么時(shí)候進(jìn)行,及實(shí)際進(jìn)展與計(jì)劃要求的對(duì)比。管理者由此可便利地弄清一項(xiàng)任務(wù)(項(xiàng)目)還剩下哪些工作要做,并可評(píng)估工作進(jìn)度。
甘特圖的優(yōu)點(diǎn)在于:
1、圖形化概要,通用技術(shù),易于理解。
2、中小型項(xiàng)目一般不超過(guò)30項(xiàng)活動(dòng)。
3、有專(zhuān)業(yè)軟件支持,無(wú)須擔(dān)心復(fù)雜計(jì)算和分析。
圈子曾給大家整理過(guò)60個(gè)甘特圖的模板,還沒(méi)獲取的圈友可以在后臺(tái)回復(fù)“甘特圖”即可獲取,無(wú)需重復(fù)領(lǐng)取哦。
三、進(jìn)度計(jì)劃表編寫(xiě)要點(diǎn)
1、時(shí)間粒度
實(shí)踐中,可以根據(jù)項(xiàng)目的規(guī)模來(lái)決定時(shí)間粒度,通常以"工作天"為單位。
2、里程碑
進(jìn)度計(jì)劃表中的里程碑要與WBS工作分解結(jié)構(gòu)中的相對(duì)應(yīng),名稱(chēng)一致、時(shí)間節(jié)點(diǎn)一致。
3、跟蹤維護(hù)
項(xiàng)目經(jīng)理要根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際執(zhí)行情況,實(shí)時(shí)跟蹤維護(hù)進(jìn)度計(jì)劃表,如果里程碑計(jì)劃有變動(dòng),則需要按照管理流程變更計(jì)劃,確保項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度處于可控范圍。
4、實(shí)際進(jìn)展
實(shí)際項(xiàng)目實(shí)施時(shí),我們通常將實(shí)際的項(xiàng)目進(jìn)展也體現(xiàn)到進(jìn)度計(jì)劃表中(比如Excel中用不同顏色符號(hào)標(biāo)識(shí)實(shí)際進(jìn)展),以便更為直觀地展示出計(jì)劃/實(shí)際的差異情況。
來(lái)源:PM圈子
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