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如何做好CRO項目經(jīng)理?

發(fā)布日期:2023-10-10 閱讀量:

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  PM在臨床試驗中的工作可分為4個部分:分析、計劃、執(zhí)行和控制。項目經(jīng)理首先是一位臨床專業(yè)人員。他/她應(yīng)該會根據(jù)不同的試驗,不同的疾病領(lǐng)域分析和預(yù)測試驗的難點:他/她應(yīng)該是個會做計劃的人,計劃對于一個項目的實施至關(guān)重要,一個臨床試驗千頭萬緒,如果沒有好的計劃指導,最終也將面臨失控的危險。

如何做好CRO項目經(jīng)理?(圖1)

  但是如果目標只是一些良好的愿望,它們就毫無價值。目標必須具體化為工作。而工作始終是具體的,始終有著——或應(yīng)該有——清楚、明晰、可以衡量的結(jié)果,完成的期限,以及責任的具體分配。項目經(jīng)理也需要執(zhí)行,只不過他的執(zhí)行不僅僅包括自己,更重要的是督導整個團隊來執(zhí)行。項目經(jīng)理需要控制,他/她要監(jiān)控計劃的執(zhí)行。

  PM還需要隨時面對的問題更加多:如何達成總部的進度安排、如何保證藥物充足而不浪費、如何協(xié)調(diào)中心實驗室、如何組織成功的研究者會議、如何給予CRA及時的培訓、如何協(xié)助CRA控制研究的質(zhì)量、如何協(xié)調(diào)物資的進口和樣本的出口、如何管理服務(wù)供應(yīng)商、如何保持團隊的士氣......

  PM應(yīng)該是一個能夠“預(yù)測未來”的人,基于對于臨床試驗的規(guī)律的把握,他/她能夠預(yù)測試驗的走向和趨勢,甚至能夠預(yù)測可能遇到的困難和障礙(然后基于這種預(yù)測提前準備好應(yīng)對方案).

  PM應(yīng)該是一個能夠耐壓的人。作為一個項目的總負責人。進展不順利老板問你為什么;CRA的研究醫(yī)院出了問題你必須責無旁貸去“救火”,而且要確保自己不被火燒到;醫(yī)生有了不滿會直接找你投訴;即使在這種情況下,PM還應(yīng)該是哪個最會講笑話的人,因為你的CRA們需要放松和娛樂......

  試驗關(guān)鍵路徑的管理

  臨床試驗流程中一些關(guān)鍵的“時限”步驟通常稱為“里程碑事件”(milestone),也指臨床試驗中的哪些重大的進展。里程碑可以作為檢查試驗進度的參考。里程碑事件串聯(lián)起來就是關(guān)鍵路徑,快速地取得這些里程碑才能夠保障臨床研究的進度。里程碑事件的管理通常是考察一個項目經(jīng)理的重要能力之一。一個典型的臨床試驗的里程碑包括以下六步:倫理委員會批件、首例病例入組(first patient in)、最后一名病例入組(last patient in)、最后一名病例完成隨訪(last patient out)、數(shù)據(jù)庫鎖定(database lock)、臨床研究報告。當然,根據(jù)研究類型和設(shè)計的不同,里程碑事件也會有所不同。比如有的試驗安排了中期分析(interimanalysis),那么中期分析也可以認為是一個里程碑事件。項目經(jīng)理對于這些里程碑事件的管理,可以歸納為倫理遞交、病人入組管理。

  試驗整體入組的管理(study level)

  對于PM而言,她需要制定整個研究的入組計劃。她必須考慮到總部的時間表,考慮注冊部門拿到臨床研究批件的時間,考慮醫(yī)院獲得倫理委員會批件的時間,簽署合同的時間,入組需要花費的時間來合理安排試驗的入組計劃。當然這個計劃的制定和完善必須聽取CRA的建議,因為他們活躍在第一線,最了解每家醫(yī)院的入組能力。入組計劃需要以時間為坐標,可以根據(jù)需要每個月或每2周追蹤入組進度。并且入組任務(wù)需要分配到具體醫(yī)院和具體CRA,也就是俗話說的“包干到戶”。建議PM設(shè)計一張病人入組的跟蹤表格,并且將這張表格分發(fā)給CRA使用。隨著EDC的廣泛使用,也可以在設(shè)計EDC的時候?qū)⒉∪俗粉櫟墓δ芗舆M去,這樣通過EDC可以自動發(fā)送提醒郵件或者短信給研究醫(yī)生和CRA,提醒他們該院病人的隨訪計劃。PM只需要定期審閱CRA的表格并將其整合,就產(chǎn)生了整個研究的入組追蹤表。在項目會上(根據(jù)項目階段不同可以安排每周或2周1次)PM可以對比入組計劃和實際入組病例。了解這2周的入組是否已經(jīng)計劃完成。如果發(fā)現(xiàn)入組遲緩,則可以定位沒有完成指標的醫(yī)院,而研究醫(yī)院的負責CRA需要解釋具體的原因。根據(jù)CRA發(fā)現(xiàn)的入組障礙,項目經(jīng)理有義務(wù)指導CRA制定相應(yīng)的解決方案并且追蹤直至問題解決。

  此外,PM需要監(jiān)測入組的動態(tài)變化,在預(yù)計難以達成計劃時,當機立斷做出策略性的調(diào)整:比如轉(zhuǎn)移病例,增加研究點調(diào)整時間表等等。轉(zhuǎn)移病例通常指將無法完成目標的醫(yī)院和部分病例轉(zhuǎn)移到入組比較快的研究醫(yī)院;如果通過轉(zhuǎn)移病例仍然無法達到計劃入組進度,就可能需要增加研究醫(yī)院了。當然,增加研究醫(yī)院也意味著需要投入更多的資源和時間,因為啟動新的醫(yī)院仍然需要獲得倫理批件和簽署合同,而這需要一定的時間。如果無法增加研究醫(yī)院,那么可能需要重新評估入組進度,適當?shù)难娱L入組時間了。

  此外,PM需要了解主要的入組障礙,以下是問卷調(diào)查中總結(jié)出的排名靠前的幾大入組障礙以及加快入組的幾種有利因素:

  幾大入組障礙及權(quán)重

  · 尋找合適的病人 77%
  · 病人由于時間投入太多拒絕參加 54%
  · 病人由于擔心新藥風險拒絕參加 47%
  · 病人由于地域或者交通限制拒絕34%
  · 病人希望接受現(xiàn)有標準治療 34%
  · 有競爭性的試驗 29%
  · 病人對方案或者知情同意書有疑惑 15%
  · 病人報酬低或沒有報酬 14%
  · 醫(yī)療保險的限制 12%
  · 病人擔心參加試驗的花費 9%

  幾大利于病人入組的因素及權(quán)重

  · 在入組前醫(yī)生和病人提過研究 76%
  · 知曉治療的益處 76%
  · 參加試驗有報酬 53%
  · 招募者能夠解答病人疑問45%
  · 知曉試驗?zāi)芙o別人帶來益處 42%
  · 詳細的知情同意 21%

  試驗整體質(zhì)量的控制

  首先,PM需要制定完善的試驗管理計劃:PM需要有一個質(zhì)量保證計劃,該計劃可以涵蓋一系列的措施,包括監(jiān)查指南(monitoring guideline)、陪同監(jiān)查(co-monitoring)計劃、中期分析(interim analysis)計劃或者稽查計劃等。陪同監(jiān)查是指由PM、臨床研究經(jīng)理等比較資深的人員陪同CRA到研究醫(yī)院進行監(jiān)查。陪同監(jiān)查需要貫穿研究到各個階段,盡可能抽查入組病例比較多或者可能有數(shù)據(jù)質(zhì)量問題的研究醫(yī)院。中期分析指在入組一定病例的基礎(chǔ)上,對現(xiàn)有的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析,以便預(yù)測試驗結(jié)果,檢驗數(shù)據(jù)質(zhì)量。質(zhì)量控制的措施越早越好,防微杜漸。

  早期的及時監(jiān)查可以取得事半功倍的效果。其次,需要提高醫(yī)生對于方案的依從性。給醫(yī)生做培訓的是CRA,因此首先要確保CRA對于試驗方案有深刻的理解。特別是對于試驗?zāi)康囊约霸囼灥碾S訪流程都要有透徹的理解。

  監(jiān)查指南或者監(jiān)查計劃

  監(jiān)查計劃通常由臨床研究經(jīng)理撰寫,是指導CRA監(jiān)查的指導性文件,一名CRA拿到這個計劃后,應(yīng)該會明白貫穿整個實驗的始末,他/她需要重點關(guān)注那些環(huán)節(jié),以及應(yīng)該在呢么去做。監(jiān)查計劃通常包括研究簡歷和時間表,研究點的評估,監(jiān)查頻率和監(jiān)查內(nèi)容,原始資料和CRF的處理,問題的發(fā)現(xiàn)和匯報管理流程,SAE報告流程,原始數(shù)據(jù)核查要求,藥物管理和返還流程,實驗室樣本處理,報告和溝通流程等等一系列與試驗相關(guān)的流程。

  項目經(jīng)理的理財能力

  這里的理財能力,專指PM制定合理項目預(yù)算,并且控制預(yù)算的能力。做一個試驗是要花錢的,而且通常要花很多錢,因此做一個費用計劃是十分重要的。

  在試驗計劃階段,PM就需要根據(jù)研究方案和研究計劃制定相應(yīng)的費用預(yù)算。一方面費用需做足,對于PM來說最悲慘的事情是“研究沒做完,錢用光了”;另一方面費用不可超出實際太多,因為對于整個公司而言,錢是一種資源,你占用了過多的資源不用就是對公司資源的浪費。通常我們希望實際費用的發(fā)生與費用預(yù)算之間的出入不超過總費用的10%。

  PM做預(yù)算的能力,基于他對于試驗流程搞得熟悉,特別是對于外包給CRO公司做的臨床試驗,做預(yù)算需要對于人力。時間等成本進行綜合的考慮。根據(jù)試驗操作的難度、實驗室檢查的費用、占用醫(yī)生時間的多少、訪視頻次、疾病種類等情況,PM應(yīng)該能夠提出合理的研究者費(比如入組1例合格病例的費用);根據(jù)研究點分布、研究醫(yī)院的數(shù)量、監(jiān)查頻率估計監(jiān)查的費用;根據(jù)CRF收集數(shù)據(jù)的多少來估計數(shù)據(jù)處理和統(tǒng)計的工作量及費用;此外,還有很多因素可以影響預(yù)算:比如是否使用中心實驗室、IVRS、EDC,是否需要設(shè)置中期分析,是否需要發(fā)表文章,是否需要對于研究結(jié)果進行宣布等,都會對于研究的總費用產(chǎn)生巨大的影響。有時候,為了保證病人能夠愿意參加試驗,還可能給予病人合理的補償(比如報銷一定的交通費用)。

  項目經(jīng)理的幾種“武器”

  俗話說:“工欲善其事必先利其器”。PM可以借助一些小工具,更好地開展項目管理的工作。PM的工作簡單地概括就4個英文字母:APIC。APIC原則是一個市場營銷的原則,很好的概括了市場計劃的分析/analysis、計劃/plan、執(zhí)行/implement、控制/control 4個步驟。APIC原則也可以很好地運用在臨床試驗的項目管理中。

  第一種武器:研究項目通訊(study news letter)

  1、研究項目通訊

  武器的功能:研究通訊是項目組寫給研究者的一份簡報,定期通報項目的進展,以讓研究者了解整個項目的進展情況以及自己身處的競爭環(huán)境;研究通訊還是一個研究管理經(jīng)驗分享的平臺,可以介紹入組“領(lǐng)頭羊”在組織研究醫(yī)生入組病人的經(jīng)驗;也可以是一個培訓研究者的平臺,PM可以將一些具有代表性的數(shù)據(jù)質(zhì)量問題在簡訊中剖析。

  第二種武器:病人追蹤表(patient tracking form)

  2、病人追蹤表

  這種工具適用于有長期隨訪的臨床試驗。如果將臨床試驗比作一段馬拉松,那么每次隨訪都是一個坐標,作為項目經(jīng)理必須能夠了解每個病人目前處于哪一次隨訪,病人在每次隨訪脫落的情況。而病人追蹤表就可以起到這么個作用。如:通過不同顏色的標記,可以提示病人不同的狀態(tài)(綠色代表完成隨訪,黃色代表超出隨訪窗口期,紅色代表脫落等等),如此這般則對于病人的狀態(tài)一目了然。

  第三種武器:研究流程圖(study flow chart)或者流程表

  3、研究流程圖

  對于操作比較繁瑣復雜的試驗,一張流程圖方便醫(yī)生按圖索驥,減少了不少忙亂和漏項的錯誤。

  流程一定要清晰,簡潔,如果PM只是把方案上的操作程序描述拷貝到一張紙上,那么醫(yī)生就無法輕松使用了。

  第四種武器:入組監(jiān)測圖

  4、入組監(jiān)測圖

  所有的監(jiān)控必須是定期的,需要有時間坐標的。定期(每周或每2周)查看計劃和實際的差異,可以促使及時發(fā)現(xiàn)入組障礙(既可以是微觀的也可以是宏觀的),及時排除障礙。如果只是在入組開始和入組結(jié)束時才監(jiān)查是否完成計劃,那么一切都太晚了。

  第五種武器:聯(lián)系表

  5、聯(lián)系表

  溝通對于臨床試驗是必不可少的。因此,盡快建立一條溝通線(communication line)十分重要。這個聯(lián)系表需要包括研究醫(yī)院、科室、PI、次要研究者、研究協(xié)調(diào)員的名稱和聯(lián)系方式(辦公電話、手機、電子郵件等);還要有負責CRA的聯(lián)系方式。有了這個表格,可以保證溝通的順暢,從而使一些問題不至于被掩蓋。

  上述的幾種工具的目的是幫助一個PM完成項目分析、計劃、執(zhí)行、控制的功用。必須強調(diào)幾點:

  1. 格式統(tǒng)一:PM統(tǒng)一表格格式項目,并且給予CRA詳細的培訓,確保CRA了解這些工作的功用。最糟糕的情況是每個CRA都使用不同的工具,導致信息交流不兼容。

  2. 有效匯總:PM利用這些工具,通過CRA將研究點的信息收集匯總,從而可以從宏觀上了解研究的進展。格式的兼容性可以令歸納匯總的工作變得簡單輕松。信息由CRA匯總到PM。

  3. 行動反饋:CRA通過和研究者的互動,收集上來每個研究點的問題。PM匯總后,經(jīng)過和團隊成員討論,制定行動計劃,這些行動計劃仍然需要通過CRA和醫(yī)生的互動才能夠貫徹執(zhí)行。從而形成一個行動反饋循環(huán)。通過循環(huán),可以不斷高效地發(fā)現(xiàn)問題,解決問題,保證每個研究點的試驗運行良好。

  項目經(jīng)理自我檢查的能力缺陷

  1. 缺乏溝通技巧

  2. 沒有協(xié)作精神

  3. 沒有時間表

  4. 缺乏全局思維

  5. 缺乏領(lǐng)導力
  來源:煎茶數(shù)據(jù)庫

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