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臨床項目經(jīng)理制定合同增補(Change Order)的一般流程和注意要點

發(fā)布日期:2023-10-10 閱讀量:

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  合同增補Change Order(下文簡稱:CO)這類的事情在整個項目周期內(nèi)都大概率發(fā)生。對于CRO而言,企業(yè)的盈利或項目的利潤主要來自于服務的提供,所以PM在修訂合同這個事情上就顯得尤其重要。但對于CO的另一方申辦方而言,本期的CO分享也同樣蠻有參考價值。

臨床項目經(jīng)理制定合同增補(Change Order)的一般流程和注意要點(圖1)

  CO上PM的職責

  PM在增補合同上的職責,簡單而言有如下:

  識別服務變更。熟悉最新合同上協(xié)商的服務提供程度,以便遇到超合同范疇時,需要確定。

  溝通與協(xié)商。PM需要與Function團隊的主管核對服務變更的情況,然后與申辦方金主她溝通并取得他的同意。

  CO的一般流程

  通常而言,CO的流程如下:

  1、PM識別out of scope的要求

  2、PM與申辦方討論和確定Out of Scope

  3、PM與相應的Functional team leader確定增加的工時及預算。

  4、PM與申辦方review并取得申辦方郵件同意增加的預算

  5、PM提交內(nèi)部流程,開始Form或CO流程(哪個快進行哪個)。

  6、申辦方簽署Form。

  7、unctional team開始out of scope的服務。

  8、PM跟進本次Out of scope在CO內(nèi),并在完成這次Out of scope服務后charge 相應的費用

  合同增補簽署生效前,超服務范疇的服務是不可以進行的,當然除了老板同意這些特殊情況外(注意,應該保留老板或高層批準先于合同生效前提供服務的郵件)。

  為了不影響項目的推進,前文也介紹過,行內(nèi)常用一個Form來暫時記錄申辦方同意增加服務預算。但是只能適用于低額和暫時用,至少也是個經(jīng)雙方認可的具法律效力的文件,文件簽署后服務可以向前推進。這個Form不涉及財務的做賬增加,最終還是需要用CO來做財務預算的增加。換句話說,只簽暫時性的Form不能去申請問申辦方收錢,只有CO完成才能去Charge 費用。

  需要注意的點

  特殊情況是,Out of scope 的服務不一定必然會增加合同預算,另一種情況是,增加的成本不一定會可以通過CO來吸收(Absorb)的。

  需要注意的是,F(xiàn)unctional team leader 有責任提醒PM,out of scope 和新增的預算,PM是由識別和跟進CO的責任,但識別和跟進CO的責任不僅只有PM。另外,了解合同費用的構(gòu)成很重要,哪些是需要和申辦方簽署,哪些是CRO固定的費用。

  金句Mark一下,不可盲目地一概發(fā)生out of Scope就去要CO,PM最起碼要讀懂合同,才有底氣去跟金主談錢。

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