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如何匯報工作?向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作要注意的問題

發(fā)布日期:2023-10-10 閱讀量:

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如何匯報工作?向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作要注意的問題(圖1)

  來源:PM圈子 作者:環(huán)環(huán)

  對于我們大多數(shù)普通人來說,如何獲得成功,只能“拼自己”。“拼自己”的方式有兩種,一種是“孺子牛”(拼命工作不請示不匯報),另一種是“望天猴”(認(rèn)真工作常請示勤匯報)。

  環(huán)環(huán)發(fā)現(xiàn),職場里有很多人,就只知道埋頭苦干,從不會主動匯報,甚至從內(nèi)心深處就排斥向領(lǐng)導(dǎo)匯報,抱著“只要我努力老板就會看得到”的心態(tài),結(jié)果經(jīng)常是“明明自己很努力,升職加薪的卻是別人”、“明明盡心盡力在做事,卻得不到老板的認(rèn)可和下屬的支持”。

  其實(shí)全都是因?yàn)椋?b>不會向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作!

如何匯報工作?向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作要注意的問題(圖2)

  ▌一、為什么要匯報工作?▌

  ◆ 匯報工作,是展現(xiàn)自己能力的一個機(jī)會

  對于項(xiàng)目經(jīng)理而言,周會、項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)會、月度會議,都是匯報的時機(jī)。就算公司沒有匯報制度,你也要及時主動的跟領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報。

  因?yàn)?,匯報工作除了展示你的工作業(yè)績外,也是加強(qiáng)你與領(lǐng)導(dǎo)溝通的一條重要途徑。

  假如沒有匯報,上下級因?yàn)樾畔嗔?,往往會產(chǎn)生誤解。如果領(lǐng)導(dǎo)交給你一個項(xiàng)目,你沒有及時反饋,領(lǐng)導(dǎo)會認(rèn)為你工作能力不行,領(lǐng)導(dǎo)以后再也不敢把重要的工作交給你。

  因此,你需要通過匯報,將你的成績展現(xiàn)給領(lǐng)導(dǎo)看,讓他知道你能力有多強(qiáng)。

  匯報工作,其實(shí)是對上司的尊重

  江口克彥在《我在松下三十年——上司的哲學(xué)下屬的哲學(xué)》中曾經(jīng)專門談到過這個問題。

  他認(rèn)為:“對于上司來說,最讓人心焦的就是無法掌握各項(xiàng)工作的進(jìn)度……如果沒有得到反饋,以后就不會再把重要的工作交給這樣的下屬了。所以要知道,雖然只是一個簡單的匯報,卻能讓你得到上司的肯定。”

  任何一個上司都比較看重兩樣?xùn)|西:一是他的上司對他的信任;二是他的下屬對他的尊重。

  作為一名上司,判斷下屬是否尊重他的一個重要的標(biāo)準(zhǔn)便是,下屬是否經(jīng)常向他匯報工作。

如何匯報工作?向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作要注意的問題(圖3)

  ▌二、要如何匯報工作?▌

  ◆針對不同的內(nèi)容有側(cè)重點(diǎn)的匯報

  按書面匯報的內(nèi)容不同,分為常規(guī)性的書面匯報非常規(guī)性的書面匯報

  常規(guī)性的書面匯報主要指:每月、每年定期匯報的文件。
  匯報重點(diǎn)為:取得的成績和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、存在問題及處理意見等。
  可以試著從以下幾個方面展開匯報:目前的工作進(jìn)度、成績不足、問題及下一步的工作打算。

  非常規(guī)性書面匯報主要是:針對突發(fā)事件、臨時工作進(jìn)行及時性的工作匯報。
  匯報的重點(diǎn)為:陳述情況為主、側(cè)重寫清事物的原委、性質(zhì)和自己的看法,處理意見,以便領(lǐng)導(dǎo)參考。

如何匯報工作?向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作要注意的問題(圖4)

  ◆針對不同管理類型的領(lǐng)導(dǎo)匯報工作

  按照領(lǐng)導(dǎo)的做事風(fēng)格及性格的不同,我們在做匯報的時候要注意側(cè)重點(diǎn)不同,領(lǐng)導(dǎo)也是人,摸準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)的脾性,再進(jìn)行溝通很重要。

  1 按照領(lǐng)導(dǎo)的做事風(fēng)格不同

如何匯報工作?向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作要注意的問題(圖5)

  2 按照領(lǐng)導(dǎo)的性格不同

如何匯報工作?向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作要注意的問題(圖6)

  ◆ 分享一個通用匯報工作的方式

  不論是口頭,還是書面,都可以采用“上堆下切”的方式。

  “上堆”(chunk—up)——是為了建立與對方一致的氣氛,用含義更廣的詞語去暗示意義上的共通,因而建立接受對方和允許對方引導(dǎo)的感覺。
  “下切”(chunk---down)——是弄清楚對方話語的意思,或者在說過的內(nèi)容里面把焦點(diǎn)調(diào)細(xì),把其中的部分放大,就像用小鉗把內(nèi)容的一些資料撿出來。

  工作匯報肯定是既有上堆也有下切,但一定是側(cè)重于某一個表達(dá)形式。

  到底是以上堆為主還是下切為主,首先要結(jié)合我們上面提到的上司的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格來看。

  如果上司是個結(jié)果導(dǎo)向型的人,那么上堆表達(dá)更重要。
  如果上司是個細(xì)節(jié)型的人,那么下切表達(dá)更重要。

  其次,要看你匯報的內(nèi)容是什么。

  如果你是新接手一個項(xiàng)目,只是有一個大概了解,并沒有很切實(shí)的感受,匯報的重點(diǎn)是提供一些信息讓領(lǐng)導(dǎo)判斷,那么下切更合適。
  如果你對項(xiàng)目已經(jīng)非常熟悉,并且已經(jīng)開始著手推進(jìn),那么匯報的重點(diǎn)就是你在項(xiàng)目推薦過程中有哪些困難,有哪些建議,需要什么支持,那么上堆更重要。

  總結(jié)一句就是:“上堆”要有高度有新意,“下切”要更形象更豐富。

如何匯報工作?向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作要注意的問題(圖7)

  ▌三、匯報工作要注意的問題 ▌

  ◆ 匯報時,要帶著建議。

  如果你只跟老板說:項(xiàng)目當(dāng)前是什么情況,接下來要怎么辦全都聽老板指示。

  潛臺詞是在告訴老板:我不會做,你是老板你想辦法吧,我只是個聽話干活兒的。

  你猜老板會怎么對你?

  真正聰明的人,在匯報的時候,都會先準(zhǔn)備好大量的數(shù)據(jù)來找到問題,進(jìn)行分析得出結(jié)論,最終形成一個或幾個決策意見,然后讓老板去選擇。

  記住,永遠(yuǎn)讓老板做選擇題。

  或者你自己實(shí)在解決不了,你也可以向自己的領(lǐng)導(dǎo)表現(xiàn)自己的思考,沒有哪位領(lǐng)導(dǎo)會欣賞不主動思考的員工。

  所以在工作匯報時,對于問題要盡量給出解決方案,哪怕你解決不了也要呈現(xiàn)思考的過程,這樣的匯報這才是優(yōu)質(zhì)的匯報。

  ◆匯報時,切忌報喜不報憂。

  項(xiàng)目中出現(xiàn)風(fēng)險是很正常的事情,但是如果隱瞞問題和錯誤,將會造成非常嚴(yán)重的后果。

  而即使原本不是你的錯,也會因?yàn)槟銢]有及時上報而導(dǎo)致出現(xiàn)的大問題,將全部由你來承擔(dān)責(zé)任。

  ......

  匯報工作是一個長期的事情,不是一兩次就完。

  掌握了正確的匯報的思路和說話的方式,讓你的上司時刻保持心中有數(shù),對你的工作情況永遠(yuǎn)處于放心狀態(tài)。

  這樣才能讓老板看到你、重視你!

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