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　　隨著新技術(shù)、新經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，新業(yè)態(tài)層出不窮，組織治理結(jié)構(gòu)、辦公方式、管理模式日新月異，建立在頻繁的人員旅行、聚集現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)展審核的傳統(tǒng)的質(zhì)量體系認(rèn)證審核模式已不再能完全滿足新形勢(shì)下質(zhì)量體系認(rèn)證需求。如何有效的完成現(xiàn)場(chǎng)審核關(guān)鍵活動(dòng)，保證認(rèn)證審核的符合性、連續(xù)性和有效性，提高認(rèn)證審核工作的效率，降低審核成本，控制認(rèn)證風(fēng)險(xiǎn)，行業(yè)內(nèi)一直在探索各種有效的審核方式。基于信息和通訊技術(shù)（ICT）的審核方式已在行業(yè)內(nèi)討論多年，但由于技術(shù)發(fā)展的局限性以及行業(yè)內(nèi)認(rèn)知的差異性，一直停滯不前，未在實(shí)踐中真正推廣應(yīng)用。2020年新冠疫情爆發(fā)，疫情管控措施限制了人員流動(dòng)、聚集，為了盡量降低疫情影響，行業(yè)監(jiān)管部門(mén)和各認(rèn)證機(jī)構(gòu)陸續(xù)開(kāi)始了遠(yuǎn)程審核探索和實(shí)踐。

　　從廣義講，遠(yuǎn)程審核指使用遠(yuǎn)程信息和通信技術(shù)提供完整的認(rèn)證信息與服務(wù)，包括諸如遠(yuǎn)程受理、遠(yuǎn)程審核、遠(yuǎn)程認(rèn)證審核信息共享等所有認(rèn)證審核活動(dòng)；其中管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)主要為遠(yuǎn)程審核過(guò)程，包括遠(yuǎn)程審核準(zhǔn)備過(guò)程、遠(yuǎn)程文件審核、遠(yuǎn)程現(xiàn)場(chǎng)審核、遠(yuǎn)程監(jiān)督跟蹤等審核具體活動(dòng)。為了確保遠(yuǎn)程審核的合規(guī)性，需要對(duì)涉及遠(yuǎn)程審核的認(rèn)證項(xiàng)目進(jìn)行有效管理，筆者結(jié)合認(rèn)證法規(guī)及本機(jī)構(gòu)的實(shí)踐操作對(duì)遠(yuǎn)程審核的合規(guī)性管理要求做一個(gè)簡(jiǎn)單的闡述。

　　一、認(rèn)證項(xiàng)目受理的合規(guī)性管理

　　為了確保認(rèn)證審核活動(dòng)的合規(guī)性、控制認(rèn)證風(fēng)險(xiǎn)，在受理認(rèn)證審核項(xiàng)目時(shí)首先應(yīng)評(píng)價(jià)認(rèn)證項(xiàng)目采取遠(yuǎn)程審核的可行性，對(duì)于不具備遠(yuǎn)程審核條件的組織（如覆蓋產(chǎn)品風(fēng)險(xiǎn)高、產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過(guò)程復(fù)雜、覆蓋現(xiàn)場(chǎng)情況復(fù)雜，受審核方信息化程度較低、人員素質(zhì)較差、審核員與受審核方之間信任程度不夠、監(jiān)管要求不允許采用遠(yuǎn)程審核方式等）原則上不能進(jìn)行遠(yuǎn)程審核，如果特殊情況下需采用遠(yuǎn)程審核方式的，也應(yīng)控制遠(yuǎn)程審核時(shí)間所占比例或采取額外控制措施。

　　基于信息和通信技術(shù)的遠(yuǎn)程審核方式對(duì)認(rèn)證活動(dòng)的主要影響是獲取信息的可信度和效率的風(fēng)險(xiǎn)控制和平衡。一般而言，與遠(yuǎn)程審核有關(guān)的信息管理主要指文本、圖像、聲音等信息的形成、存儲(chǔ)與傳遞的控制，進(jìn)行信息傳輸?shù)姆绞桨ňW(wǎng)絡(luò)會(huì)議、軟件系統(tǒng)、即時(shí)聊天工具、郵件等，使用的信息傳輸工具包括智能手機(jī)、手持?jǐn)z像設(shè)備、計(jì)算機(jī)及其他多媒體載體等。為確保在認(rèn)證過(guò)程中獲取充分的、有效的、正確的信息，受理時(shí)應(yīng)確認(rèn)受審核方硬件、軟件資源（用于支持遠(yuǎn)程信息和通信技術(shù)）及人力資源（能嫻熟使用遠(yuǎn)程信息和通信技術(shù)的人員）的充分性，同時(shí)按照《CNAS-CC14信息和通信技術(shù)（ICT）在審核中應(yīng)用》要求，審核實(shí)施機(jī)構(gòu)還需要跟受審核方就安全的數(shù)據(jù)傳輸要求達(dá)成一致，必要時(shí)應(yīng)該以書(shū)面形式將這些要求固定下來(lái)。

　　二、認(rèn)證過(guò)程的合規(guī)性管理

　　1.審核策劃和調(diào)度安排

　　涉及遠(yuǎn)程審核的認(rèn)證項(xiàng)目除應(yīng)符合CC01要求以外，還應(yīng)按照《CNAS-CC14信息和通信技術(shù)（ICT）在審核中應(yīng)用》的要求對(duì)審核方案進(jìn)行策劃和實(shí)施。在進(jìn)行涉及遠(yuǎn)程審核的認(rèn)證項(xiàng)目的審核策劃時(shí)，評(píng)審人員應(yīng)綜合考慮受審核方的規(guī)模、風(fēng)險(xiǎn)、涉及的場(chǎng)所，資源情況、人員的能力以及能夠提供的信息支持能力，初步確定可以采用遠(yuǎn)程審核方式的過(guò)程，結(jié)合受審核方需求和整個(gè)認(rèn)證周期的控制要求，確認(rèn)采取遠(yuǎn)程審核的時(shí)機(jī)和安排。評(píng)審人員根據(jù)策劃的審核方案，除按照預(yù)定方法和計(jì)算規(guī)則計(jì)算正常的審核人日外，還應(yīng)根據(jù)遠(yuǎn)程審核在整個(gè)審核活動(dòng)中所占比重適當(dāng)調(diào)整人日，并明確遠(yuǎn)程審核和現(xiàn)場(chǎng)審核人日的分配要求。

　　調(diào)度人員在進(jìn)行審核安排時(shí)，審核項(xiàng)目的總?cè)巳占叭巳辗峙鋺?yīng)遵循審核策劃的結(jié)果，指派的審核組長(zhǎng)應(yīng)有能力統(tǒng)籌協(xié)調(diào)整個(gè)審核活動(dòng)（包括遠(yuǎn)程審核和現(xiàn)場(chǎng)審核活動(dòng)），審核員應(yīng)了解遠(yuǎn)程審核方法要點(diǎn)，熟練掌握遠(yuǎn)程審核需使用的工具和知識(shí)。為了確保審核的延續(xù)性和有效性，審核組內(nèi)應(yīng)盡量安排有受審核方審核經(jīng)歷的審核員。應(yīng)關(guān)注專業(yè)審核員的合理安排，如果有影響審核有效性的特殊情況（如審核組內(nèi)只有部分專業(yè)審核員等），應(yīng)考慮酌情增加總的審核人日。

　　2、審核活動(dòng)開(kāi)展的合規(guī)性

　　（1）審前策劃

　　審前策劃和審核計(jì)劃原則上由審核組長(zhǎng)組織進(jìn)行，涉及遠(yuǎn)程審核的項(xiàng)目審核組在進(jìn)行審前策劃時(shí)必須與受審核方溝通遠(yuǎn)程審核涉及的過(guò)程和活動(dòng)，明確抽樣的要求，確定遠(yuǎn)程審核涉及的文件和記錄提供要求和傳輸方式（如涉及文件下載或者屏幕截圖副本，需雙方提前確認(rèn)獲得許可，并協(xié)商好保密和安全問(wèn)題）、審核過(guò)程主要采用的信息傳輸和溝通方式（包括首末次會(huì)議召開(kāi)的方式等）及受審核方確定的配合審核的人員等情況，并將上述確認(rèn)結(jié)果在審核計(jì)劃中做出說(shuō)明。審核組在進(jìn)行任務(wù)分配時(shí)，應(yīng)充分考慮各審核員的專長(zhǎng)、審核任務(wù)的均衡性、受審核方在各個(gè)過(guò)程的資源充分性及配合程度等，同時(shí)應(yīng)考慮采取遠(yuǎn)程審核方式時(shí)的溝通效率。為確保審核時(shí)的效果和效率，建議審核組提前以書(shū)面形式告知受審核方需要準(zhǔn)備的設(shè)施、人員、文件和記錄等信息，并與受審核方提前進(jìn)行信息傳輸工具的測(cè)試，特別是首次會(huì)議使用的工具；審核時(shí)如果需要使用電子化的管理系統(tǒng)，審核組應(yīng)提前與受審核方確認(rèn)好雙方在系統(tǒng)的權(quán)限，相關(guān)人員應(yīng)提前學(xué)習(xí)系統(tǒng)使用或者確信有適當(dāng)?shù)娜丝梢詭椭约嚎焖俚膹南到y(tǒng)中獲取相應(yīng)信息。如果在審核時(shí)應(yīng)提前與受審核方確定審核員訪問(wèn)其文件管理系統(tǒng)的方式，明確審核員應(yīng)遵守的要求。

　　（2）審核過(guò)程

　　審核實(shí)施機(jī)構(gòu)應(yīng)提前確定涉及遠(yuǎn)程審核的審核記錄的要求，明確需要保留的追溯性記錄及可接受的記錄方式。

　　審核組根據(jù)審核計(jì)劃安排開(kāi)展相應(yīng)審核活動(dòng)：首末次會(huì)議按照與受審核方確認(rèn)好的方式進(jìn)行，并保留追溯性證據(jù)，如簽到記錄、會(huì)議視頻/音頻、照片、截圖等。實(shí)施審核時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)與受審核方安排的陪同人員和受審核人員的溝通，盡量避免無(wú)法面對(duì)面溝通所帶來(lái)的的負(fù)面影響（如面對(duì)同一信息源雙方獲取的信息不一致等）；審核中審核員應(yīng)把握好審核節(jié)奏，控制審核進(jìn)度；盡量避免遠(yuǎn)程審核信息獲取不及時(shí)及以及抽樣帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)；審核員應(yīng)如實(shí)填寫(xiě)審核發(fā)現(xiàn)。在進(jìn)行遠(yuǎn)程審核時(shí)，可能會(huì)發(fā)生的非預(yù)期的中斷，如視頻會(huì)議中斷、網(wǎng)絡(luò)連接斷開(kāi)、訪問(wèn)授權(quán)被取消或者任何一方現(xiàn)場(chǎng)發(fā)生的某種意外（如背景噪聲、停電等），審核組應(yīng)提前與受審核方溝通發(fā)生這些意外情況的應(yīng)急響應(yīng)措施。實(shí)施審核的全部過(guò)程中出現(xiàn)的異常情況由審核組長(zhǎng)協(xié)調(diào)處理，如有特殊情況需要終止審核或者調(diào)整審核安排的，應(yīng)由審核組與受審核方和審核委托方溝通達(dá)成一致后方可進(jìn)行。

　　（3）審核后活動(dòng)的合規(guī)性

　　遠(yuǎn)程審核中發(fā)現(xiàn)的不符合的情況需與受審核方的責(zé)任人員進(jìn)行有效溝通并得到對(duì)方的確認(rèn)。原則上在完成全部審核活動(dòng)后，審核組方可向?qū)徍宋蟹絽R報(bào)并推薦本次審核的結(jié)論。特殊情形下，如果認(rèn)證項(xiàng)目的全部現(xiàn)場(chǎng)審核活動(dòng)均使用遠(yuǎn)程審核方式進(jìn)行，在完成全部審核活動(dòng)后如審核組認(rèn)為本次審核目的未達(dá)到，應(yīng)在后續(xù)安排補(bǔ)充審核方可作出推薦結(jié)論。

　　疫情期間，遠(yuǎn)程審核結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)審核的方式，有效解決了認(rèn)證行業(yè)的復(fù)工復(fù)產(chǎn)問(wèn)題，也是助力社會(huì)各行各業(yè)復(fù)產(chǎn)復(fù)工的有效途徑。隨著遠(yuǎn)程審核方式的逐步推進(jìn)，遠(yuǎn)程審核合規(guī)性的研究的深入，相信在不遠(yuǎn)的將來(lái)，遠(yuǎn)程審核有望成為常規(guī)化的審核方式，從而不斷提升認(rèn)證工作的效率和質(zhì)量。
　　作者：CMD 武娟