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項(xiàng)目管理究竟在管理什么?詳解項(xiàng)目生命周期

發(fā)布日期:2023-10-10 閱讀量:

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  項(xiàng)目管理是一個(gè)在外行看來,非常高大上,隨隨便便月入幾萬。在剛?cè)胄械娜丝磥?,又苦又累還各種求人,就像是在打雜。

  其實(shí)這些都很片面,項(xiàng)目管理入門簡(jiǎn)單,做好卻很難。做項(xiàng)目管理就像是帶娃,要考慮的東西涵蓋方方面面。你永遠(yuǎn)猜不到下一秒會(huì)發(fā)生什么,只有在前期做好萬全的準(zhǔn)備,在突發(fā)情況來臨時(shí)才能應(yīng)對(duì)得當(dāng)。

  項(xiàng)目管理究竟在管理什么?

項(xiàng)目管理究竟在管理什么?詳解項(xiàng)目生命周期(圖1)

  項(xiàng)目管理的定義

  項(xiàng)目管理是項(xiàng)目的管理者,在有限的資源約束下,運(yùn)用系統(tǒng)的觀點(diǎn)、方法和理論,對(duì)項(xiàng)目涉及的全部工作進(jìn)行有效管理。

  即從項(xiàng)目的投資決策開始到項(xiàng)目結(jié)束的全過程進(jìn)行計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制和評(píng)價(jià),以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)。

  為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo),重要的是要有一個(gè)清晰的書面項(xiàng)目管理流程,涵蓋項(xiàng)目生命周期的這五個(gè)階段:

 ?。?)計(jì)劃啟動(dòng);(2)項(xiàng)目計(jì)劃;(3)項(xiàng)目執(zhí)行;(4)項(xiàng)目監(jiān)測(cè);(5)項(xiàng)目結(jié)束。

  項(xiàng)目生命周期的5個(gè)階段

  項(xiàng)目啟動(dòng)

  項(xiàng)目管理過程的第一階段也是最關(guān)鍵的一個(gè)階段。在這個(gè)階段,項(xiàng)目經(jīng)理和主要利益相關(guān)者必須從實(shí)際審視擬議的項(xiàng)目,以確定其價(jià)值,可行性和對(duì)公司的好處。

  在項(xiàng)目管理過程的第1階段時(shí)可以做一些分析:

  例如:為什么要做這個(gè)項(xiàng)目?項(xiàng)目的可行性?項(xiàng)目目標(biāo),時(shí)間表,成本,資源等?成本效益分析?項(xiàng)目參與人員有哪些?

  這些分析越深入,在申請(qǐng)或啟動(dòng)項(xiàng)目時(shí)才會(huì)越得心應(yīng)手。當(dāng)你的團(tuán)隊(duì)清楚知道項(xiàng)目目標(biāo)及分工時(shí),他們的參與度才會(huì)變高,他們才會(huì)有主人翁意識(shí)。

  項(xiàng)目規(guī)劃

  項(xiàng)目管理流程的第二階段是建立項(xiàng)目計(jì)劃,分配資源,制定時(shí)間表和組建團(tuán)隊(duì)。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該詳細(xì)列出項(xiàng)目計(jì)劃的每個(gè)細(xì)節(jié)。項(xiàng)目執(zhí)行將會(huì)由這個(gè)計(jì)劃來推動(dòng)。

項(xiàng)目管理究竟在管理什么?詳解項(xiàng)目生命周期(圖2)

  這個(gè)階段會(huì)根據(jù)公司和業(yè)務(wù)規(guī)模不同而有所不同,但需要考慮的一些關(guān)鍵因素類似,包括:

  項(xiàng)目章程:包括工作范圍,工時(shí)估算和工作分解結(jié)構(gòu),團(tuán)隊(duì)角色和職責(zé),項(xiàng)目里程碑,審批流程和溝通計(jì)劃。

  項(xiàng)目目標(biāo):制定合理的目標(biāo),并清楚傳達(dá)給團(tuán)隊(duì)成員。

  項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃:評(píng)估可能導(dǎo)致延遲項(xiàng)目的所有風(fēng)險(xiǎn)因素,并制定相應(yīng)的應(yīng)急解決方案,以便在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)能及時(shí)應(yīng)對(duì)。

  項(xiàng)目規(guī)劃階段是項(xiàng)目管理過程中最重要的部分之一,詳細(xì)全面的規(guī)劃能讓項(xiàng)目順利推進(jìn)。

  項(xiàng)目執(zhí)行

  項(xiàng)目執(zhí)行階段是實(shí)際進(jìn)行的階段?,F(xiàn)階段項(xiàng)目經(jīng)理將指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)成員開展工作,完成里程碑。

  在這個(gè)階段,團(tuán)隊(duì)堅(jiān)持計(jì)劃至關(guān)重要,第2階段的所有風(fēng)險(xiǎn)因素隨時(shí)可能發(fā)生。

  項(xiàng)目經(jīng)理需要時(shí)刻關(guān)注以下因素:

  預(yù)算:計(jì)劃預(yù)算是否足以完成項(xiàng)目?
  時(shí)間表:項(xiàng)目是否按照時(shí)間表在推進(jìn)?
  資源:資源是否已經(jīng)到位?
  風(fēng)險(xiǎn):風(fēng)險(xiǎn)是否出現(xiàn)?該如何處理?是否會(huì)影響了項(xiàng)目時(shí)間表?
  內(nèi)部審核和溝通:團(tuán)隊(duì)成員的信心如何?是否遇到了困難?
  會(huì)議:定期舉行會(huì)議以解決問題、分享工作內(nèi)容,保證所有成員的參與度。

  如果項(xiàng)目經(jīng)歷在第1階段和第2階段準(zhǔn)備充分,那么第3階段的進(jìn)程會(huì)很順利。

  項(xiàng)目監(jiān)測(cè)

  項(xiàng)目管理過程的第4階段通常與第3階段一起執(zhí)行。這涉及與項(xiàng)目相關(guān)的KPI,預(yù)算,資源和時(shí)間表的實(shí)際監(jiān)控和報(bào)告,并將其傳達(dá)給對(duì)應(yīng)人員。

  項(xiàng)目經(jīng)理可以使用各種工具來進(jìn)行監(jiān)控。例如,MindManager的甘特圖和看板視圖,可以進(jìn)行任務(wù)跟蹤、任務(wù)分配。

項(xiàng)目管理究竟在管理什么?詳解項(xiàng)目生命周期(圖3)

MindManager項(xiàng)目管理模板

  項(xiàng)目結(jié)束

  一旦你完成了項(xiàng)目管理流程的第3和第4階段,就可以準(zhǔn)備結(jié)束項(xiàng)目了。

  每個(gè)項(xiàng)目結(jié)束時(shí)都需要進(jìn)行項(xiàng)目匯報(bào),這是整個(gè)項(xiàng)目管理過程中最有價(jià)值的部分之一。與團(tuán)隊(duì)進(jìn)行一次深入的溝通,可以了解整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過程中做的好和不好的地方,方便以后進(jìn)行流程優(yōu)化。

  最后,千萬別忘記和你的團(tuán)隊(duì)成員一起慶祝項(xiàng)目順利完成!
  來源:思維導(dǎo)圖學(xué)堂

項(xiàng)目管理究竟在管理什么?詳解項(xiàng)目生命周期(圖4)

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