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SSU工作指南系列——河南省腫瘤醫(yī)院

發(fā)布日期:2023-10-10 閱讀量:

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  一、意向溝通

  官方指南:
  http://www.anti-cancer.com.cn/Html/News/Articles/19531.html

  申辦方/CRO有意向在我院開(kāi)展臨床試驗(yàn)項(xiàng)目時(shí),需要提交相關(guān)材料與臨床研究管理部進(jìn)行意向溝通。遞交材料包括臨床試驗(yàn)意向溝通信息登記表(附件)、NMPA臨床試驗(yàn)批件/溝通函、方案摘要、研究者手冊(cè)、申辦方/CRO 資質(zhì)文件等,電子版材料發(fā)送至辦公室郵箱(hnszlyylixiang@163.com),郵件主題為:意向溝通-申辦方-方案編號(hào)-試驗(yàn)期別。如意向達(dá)成,申辦方/CRO 按以下流程進(jìn)行立項(xiàng)準(zhǔn)備。

  基本信息:
  聯(lián)系人:宋鳴
  聯(lián)系電話(huà):0371-65587610
  可通過(guò)郵件、電話(huà)、臨管部項(xiàng)目管理群-CRA群溝通
  預(yù)計(jì)時(shí)間:一周,如一周內(nèi)沒(méi)有回復(fù),可電話(huà)咨詢(xún):0371-65587610

  常見(jiàn)問(wèn)題:
  一期項(xiàng)目需寫(xiě)明是否和一期臨床研究中心合作;
  I期/II期項(xiàng)目需寫(xiě)明本中心參加哪個(gè)階段;
  項(xiàng)目調(diào)研時(shí)務(wù)必進(jìn)行意向溝通,否則會(huì)影響項(xiàng)目立項(xiàng)。

  二、立項(xiàng)

  立項(xiàng)流程:
  本中心臨床研究相關(guān)文件均需在CTMS網(wǎng)上進(jìn)行提交,CRA需在立項(xiàng)前申請(qǐng)CTMS賬號(hào);申請(qǐng)流程詳見(jiàn):
  http://www.anti-cancer.com.cn/Html/News/Articles/20929.html;
  CRA賬號(hào)權(quán)限:立項(xiàng)申請(qǐng)、初始審查和協(xié)議申請(qǐng);

  本中心相關(guān)SOP大部分可在醫(yī)院官網(wǎng):
  http://www.anti-cancer.com.cn/Html/News/Main/533.html

  CTMS網(wǎng)站:
  http://117.158.134.28:48086/ctms/,剩下一部分會(huì)在CRA工作群發(fā)布。

  立項(xiàng)需要準(zhǔn)備的資料:
  IST/IIT立項(xiàng)信息登記表 (在CTMS系統(tǒng)【首頁(yè)】中“模板下載區(qū)”下載,填寫(xiě)并重命名為“申辦方+試驗(yàn)藥物名稱(chēng)+瘤種+試驗(yàn)分期”上傳
  國(guó)家藥品監(jiān)督管理局批件/溝通函(注冊(cè)類(lèi)項(xiàng)目必須上傳,上傳PDF版,需有申辦方蓋公章,掃描件)
  臨床試驗(yàn)方案(PDF,含申辦方/CRO 及 PI 簽字,并在方案?jìng)渥⒅刑顚?xiě)PI簽字頁(yè)頁(yè)碼)
  組長(zhǎng)單位倫理委員會(huì)批件(僅批件;注冊(cè)類(lèi)項(xiàng)目必填)。我中心為組長(zhǎng)單位除外。
  病例報(bào)告表(PDF,IIT必須提交)
  •注:除國(guó)家藥品監(jiān)督管理局批件/溝通函需要蓋公章以外,其他文件可不蓋章上傳。

  立項(xiàng)預(yù)計(jì)時(shí)間:
  受理至發(fā)放審核意見(jiàn)的時(shí)間原則上不超過(guò)十五個(gè)工作日。

  立項(xiàng)注意事項(xiàng):
  基本信息所有字段必填;
  專(zhuān)業(yè)如為1期項(xiàng)目選擇1期,其它選擇腫瘤或者血液;
  作用機(jī)制:第一話(huà)說(shuō)明試驗(yàn)藥物XX是一種……,具體作用機(jī)制為……;
  開(kāi)始日期為本中心預(yù)計(jì)啟動(dòng)時(shí)間;
  方案須有PI簽字,并在方案?jìng)渥⒅刑顚?xiě)簽字頁(yè)頁(yè)碼;CRA,CRC信息及聯(lián)系方式應(yīng)填寫(xiě)完整;
  如無(wú)倫理批件請(qǐng)滿(mǎn)足我院倫理前置條件;
  如試驗(yàn)相關(guān)有多個(gè)NMPA批件請(qǐng)全部上傳;超過(guò)3年請(qǐng)?zhí)峤挥行哉f(shuō)明;
  IIT研究基本信息中備注詳細(xì)的資助方式,項(xiàng)目組織人員中增加資助方;
  其它問(wèn)題請(qǐng)備注:如 I/II期項(xiàng)目在我院開(kāi)展I 期或者II 期

  立項(xiàng)常見(jiàn)問(wèn)題:
  專(zhuān)業(yè)信息不填寫(xiě)
  項(xiàng)目名稱(chēng)復(fù)制粘貼,中間有人為換行,有空格
  注冊(cè)分類(lèi)詳細(xì)不填寫(xiě)
  多中心項(xiàng)目不填寫(xiě)組長(zhǎng)單位信息
  意向溝通確認(rèn)時(shí)間不備注
  申請(qǐng)資料1提交模板錯(cuò)誤,應(yīng)提交IST模板
  不填寫(xiě)承擔(dān)科室信息
  方案沒(méi)有PI簽字
  請(qǐng)各位CRA注意,今后出現(xiàn)以上錯(cuò)誤2周內(nèi)不再接受立項(xiàng)審核!

  三、倫理

  網(wǎng)址:
  http://www.anti-cancer.com.cn/Html/News/Columns/569/Index.html

  倫理審查申請(qǐng)/報(bào)告指南網(wǎng)址:
  http://www.anti-cancer.com.cn/Html/News/Articles/19895.html

  上傳文件要求:
  線(xiàn)上提交材料,申辦方制定的文件封面需蓋章(研究者發(fā)起項(xiàng)目不需要蓋章)。需倫理審批的文件(方案、知情、招募等),格式要求是可以查詢(xún)檢索的PDF/word格式(不可以是照片格式的PDF)。單個(gè)文件盡量不超過(guò)1000k,掃描件選擇合適的分辨率,能看清的情況下盡量小。

  CRA賬號(hào)提交僅提交初審資料,CRA賬號(hào)提交的材料,必須上傳有完整提交材料的PI簽字的遞交信。

  需在其他上傳打款公司和倫理蓋章的入賬通知和付款回執(zhí)、發(fā)票(有無(wú)均可)。付款回執(zhí)上付款日期和蓋章日期、CTMS號(hào)均可手寫(xiě)。

  初始審查需要的文件:立項(xiàng)審核意見(jiàn)書(shū)、NMPA批件、組長(zhǎng)單位批件、試驗(yàn)方案、研究者手冊(cè)、知情同意書(shū)、招募廣告、提供給受試者的其他資料、藥檢報(bào)告、PI已簽字的簡(jiǎn)歷和資質(zhì)。

  倫理審查費(fèi):
  申請(qǐng)類(lèi)收費(fèi),報(bào)告類(lèi)不收費(fèi)。
  初始審查6000元(該類(lèi)別的復(fù)審1000元),修正案審查3000元。
  susar報(bào)告:備案接受的(不影響預(yù)期風(fēng)險(xiǎn)者),不收費(fèi);不需要提交會(huì)議的,100元/次;如果主審委員審查后認(rèn)為有必要提交會(huì)議審查的,按900元/項(xiàng)收取費(fèi)用。由于SUSAR審查的費(fèi)用需受理/審查后才能確定,申請(qǐng)人申請(qǐng)時(shí)暫不繳費(fèi),定期與倫理辦公室進(jìn)行結(jié)算。(本條規(guī)定自2021年1月1日起執(zhí)行)

  備注:
  繳費(fèi)憑證(包括已蓋章入賬通知、銀行回執(zhí)和發(fā)票)請(qǐng)?jiān)贑TMS系統(tǒng)本次審查申請(qǐng)報(bào)告的“其他”內(nèi)容中提交。(自2020年12月1日起執(zhí)行)
  申辦方需在審查前完成審查費(fèi)的繳納,未繳費(fèi)的項(xiàng)目不予受理。

  付款賬戶(hù)信息如下:
  收款人名稱(chēng):河南省腫瘤醫(yī)院
  收款賬號(hào):41001522010050003947
  收款地區(qū):河南鄭州
  收款銀行:中國(guó)建設(shè)銀行鄭州市經(jīng)七路支行

  初始審查注意事項(xiàng):
  初審“修改后同意”多由于知情同意書(shū)、招募材料不規(guī)范,為提高審查效率,建議申辦方使用官網(wǎng)提供的《腫瘤臨床研究知情同意書(shū)(模板)僅供參考.docx》http://www.anticancer.com.cn/Html/News/Articles/17138.html(初審后復(fù)審,只有跟蹤審查處理完成后才安排受理,排隊(duì)時(shí)間較長(zhǎng))

  知情:
  涉及“參加研究受到的傷害”等內(nèi)容,注意按本國(guó)法規(guī)法規(guī)要求告知,不要附加法規(guī)沒(méi)有聲明的額外條件,如“符合方案操作的前提下”、“與試驗(yàn)肯定相關(guān)的傷害”、“確定與試驗(yàn)相關(guān)的傷害”、“由研究者判定”、“由保險(xiǎn)公司賠償”等。凡有不符合GCP規(guī)定之處,一概不予批準(zhǔn)。
  對(duì)受試者的交通補(bǔ)償要充分,需要考慮外地市患者及腫瘤患者晚期或身體狀況不佳的患者需要陪護(hù)隨行人員的情況,一般本市居民不低于200元/次,外地市不低于500元/次。

  招募廣告:
  避免出現(xiàn)“免費(fèi)”等有勸誘含義的語(yǔ)句。
  避免出現(xiàn)“新藥”、“已獲得XXX批準(zhǔn)”等有誤導(dǎo)受試者的語(yǔ)句。
  招募廣告不允許在帶有留言功能的網(wǎng)絡(luò)自媒體發(fā)布。
  需要補(bǔ)充完整聯(lián)系醫(yī)生、科室、電話(huà)、地址。

  受試者日記卡:
  需包含“受試者簽字/日期”(以便真實(shí)性溯源)及“研究者簽字/日期”(提醒研究者確認(rèn)日記卡中所涉及AE等事件)

  形審時(shí)間:
  由于目前本中心項(xiàng)目數(shù)量較多,為了保證各類(lèi)審查有序受理,對(duì)各個(gè)審查類(lèi)別的受理時(shí)間做出以下安排:
  周一:年度/定期跟蹤審查。如有空余時(shí)間,按以下順序形審——“安全性報(bào)告”、“初始審查”。
  周二:修正案審查。如有空余時(shí)間,按以下順序形審——“安全性報(bào)告”、“初始審查”。
  周三:安全性報(bào)告。如有空余時(shí)間,形審“初始審查”。
  周四:違背方案報(bào)告、暫停/終止研究報(bào)告、結(jié)題審查、備案資料。如有空余時(shí)間,按以下順序形審——“安全性報(bào)告”、“初始審查”。
  周五:各類(lèi)修改后重新遞交的“跟蹤審查”和備案材料。如有空余時(shí)間,按以下順序形審——“初始審查”、“初始審查后復(fù)審”。
  備注:如遇法定節(jié)假日,按國(guó)家規(guī)定調(diào)整,或提前、或順延。

  以上安排主要基于臨床試驗(yàn)中在研受試者的安全考慮,優(yōu)先形審在研項(xiàng)目的各類(lèi)跟蹤審查,希望各申請(qǐng)人理解與支持。(以上安排雖然有“如有空余時(shí)間”的安排,但考慮到在研項(xiàng)目數(shù)量巨大,提交跟蹤審查數(shù)量實(shí)在太多,申請(qǐng)人務(wù)必認(rèn)真填寫(xiě),爭(zhēng)取一次通過(guò),以免退回,影響審查)

  倫理委員會(huì)聯(lián)系方式 :
  辦公室電話(huà):0371-65588251
  傳真:0371-65588251
  倫理秘書(shū):丁晶,dingjing201305@163.com
  倫理工作人員:方可可,kafka_610@163.com
  倫理工作人員:李會(huì)玲,13937176523@163.com

  批件領(lǐng)取
  審查完成后,CTMS系統(tǒng)上點(diǎn)擊“查看審查意見(jiàn)”可以自行查看倫理審查意見(jiàn)。本中心鼓勵(lì)無(wú)紙化辦公,不需要使用紙質(zhì)意見(jiàn)的不打印。需要的,說(shuō)明原因(監(jiān)管部門(mén)備案,本中心組長(zhǎng)單位等),發(fā)送郵件到13937176523@163.com,回復(fù)郵件后,來(lái)辦公室找丁晶秘書(shū)領(lǐng)取蓋章件,收到郵件回復(fù)后即可來(lái)領(lǐng)取,時(shí)間是上午11:50——12:00。盡量避開(kāi)周一(周一入賬通知蓋章,人比較多)
  研究者發(fā)起的研究(IIT),需事先在機(jī)構(gòu)協(xié)議管理系統(tǒng)中上傳協(xié)議(無(wú)費(fèi)用資助的項(xiàng)目,上傳“無(wú)費(fèi)用聲明”),然后到倫理辦公室領(lǐng)取批件。

  四、遺傳辦

  遺傳辦承諾書(shū)申請(qǐng):
  第一步:登錄CTMS
  第二步:點(diǎn)擊 試驗(yàn)管理人遺審查人遺申請(qǐng),選中要申請(qǐng)承諾書(shū)蓋章的項(xiàng)目
  第三步:點(diǎn)擊右上角“新建”按鈕后會(huì)彈出對(duì)話(huà)框,填寫(xiě)“申請(qǐng)信息”“參與單位信息”并上傳“送審材料”(可不蓋章)
  第四步:如有問(wèn)題需要修改,機(jī)構(gòu)會(huì)提出修改意見(jiàn),審核通過(guò)后,申請(qǐng)人填寫(xiě)“簽署文件下發(fā)”相關(guān)信息之后,領(lǐng)取蓋章后的承諾書(shū)
  第五步:人遺備案
  負(fù)責(zé)人:崔可可

  備注:每周均會(huì)審核,兩周蓋章一次,如承諾書(shū)已蓋章,會(huì)在CRA、CRC群里通知。

  遺傳辦注意事項(xiàng):
  C保存之后一定要提交,不提交崔老師那里就看不到,審核不了,如果申請(qǐng)很長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)有收到回復(fù)的,需要自行檢查一下是否提交了。
  申請(qǐng)單位承諾蓋章頁(yè)可提前申請(qǐng)公司蓋章。人類(lèi)遺傳審批PI審核簽字頁(yè)需PI簽字后上傳。
  承諾書(shū)在領(lǐng)取本中心批件后申請(qǐng)。
  拿到承諾書(shū)后需點(diǎn)擊下發(fā)。
  需進(jìn)行人遺備案。
  中心要求啟動(dòng)前提供人遺備案成功截圖。

  五、合同

  合同審核:
  主協(xié)議、CRC協(xié)議模板詳見(jiàn)CTMS系統(tǒng)首頁(yè)-制度/模板下載-模板下載;
  國(guó)際多中心項(xiàng)目可按照申辦方提供的合同模板進(jìn)行磋商,建議經(jīng)費(fèi)部分參照醫(yī)院最新合同模板。
  需上傳待審的合同草稿、PI簽字的掃描件。I期病房開(kāi)展的項(xiàng)目還需上傳安山老師和楊豐華老師審核的郵件截圖 ;
  合同線(xiàn)上審核完成后(審查進(jìn)度顯示“協(xié)議簽署”),需打印成紙質(zhì)版,申辦方和PI先進(jìn)行線(xiàn)下簽字蓋章流程,最后遞交機(jī)構(gòu)辦公室完成醫(yī)院法人簽字蓋章。
  每周一周二下午受理協(xié)議簽署,兩周簽署一次。負(fù)責(zé)人:許杉老師。
  關(guān)于CTMS協(xié)議備案流程通知:合同簽署好并領(lǐng)取之后,發(fā)送掃描版及填寫(xiě)好的附件1(協(xié)議備案信息登記表)到郵箱hnszlyyctms@163.com,發(fā)送郵件題目格式為PI(科室)-協(xié)議類(lèi)型-方案編號(hào)-協(xié)議備案。完成備案后會(huì)郵件進(jìn)行回復(fù)。
  其他詳見(jiàn):CTMS合同審核流程,注意查看合同審核負(fù)責(zé)人。

  合同審核注意事項(xiàng):
  任何版本的項(xiàng)目合同草稿請(qǐng)保留修改痕跡。
  基本合同審核與倫理審查可同步進(jìn)行,取得倫理批件后合同方可定稿。
  已經(jīng)郵箱在審的合同仍通過(guò)原合同審核流程審核,直至合同審核通過(guò)并定稿。
  在I期病房開(kāi)展的項(xiàng)目,提交I期病房老師(安山watermelonas@163.com, 楊豐華ysyfh@126.com)審核時(shí)需隨合同草稿發(fā)送方案、知情同意書(shū)、PI 簽字頁(yè)。
  需上傳的附件:合同草稿、PI簽字頁(yè),如項(xiàng)目不是通過(guò)CTMS上取得的EC批件,還需上傳EC批準(zhǔn)的方案、知情同意書(shū)、EC批件
  主協(xié)議和CRC協(xié)議同時(shí)需要審核時(shí),請(qǐng)分別提交申請(qǐng),CRC費(fèi)用需保持一致。

  六、啟動(dòng)前

  藥品申請(qǐng):
  本中心新增項(xiàng)目請(qǐng)?jiān)趩?dòng)前完成GCP藥房備案資料,具體要求請(qǐng)參考CTMS系統(tǒng)通知公告《GCP藥房試驗(yàn)用藥品備案資料清單及流程》。請(qǐng)逐條仔細(xì)閱讀,并嚴(yán)格按要求提供相應(yīng)資料,祝試驗(yàn)順利,謝謝!
  聯(lián)系人:白永濤、巴寧、谷曉蕾;聯(lián)系地址:河南省鄭州市東明路127號(hào)河南省腫瘤醫(yī)院門(mén)診二樓臨床試驗(yàn)藥房,
  河南省腫瘤醫(yī)院藥房溫度計(jì)質(zhì)評(píng)證書(shū)郵箱:gcpyfwd@163.com,密碼:gcpyfwd@343;
  文件夾要求:30頁(yè)藍(lán)色文件夾 •項(xiàng)目章應(yīng)包括:藥名、病名、試驗(yàn)期別、公司名、方案號(hào);大小為2cmx6cm。
  藥品不到位不影響啟動(dòng),首例入組前到位即可。
  疫情期間需提供藥品核酸檢測(cè)報(bào)告和消殺記錄;

  啟動(dòng)審批:
  啟動(dòng)審批流程已在官網(wǎng)更新,詳見(jiàn)官網(wǎng)http://www.anti-cancer.com.cn/Html/News/Articles/10019733.html
  更新要素:①立項(xiàng)及倫理已上傳的文件無(wú)需在CTMS上上傳,詳見(jiàn)《臨床試驗(yàn)啟動(dòng)審核材料清單》;②增加《經(jīng)濟(jì)利益沖突聲明》上傳;③《研究團(tuán)隊(duì)成員分工表》表格模版更新簡(jiǎn)化。
  《臨床試驗(yàn)啟動(dòng)審核材料清單》、《研究團(tuán)隊(duì)成員分工表》自5月6日起均按照新模板執(zhí)行。
  即日起項(xiàng)目啟動(dòng)前需辦理完畢入賬手續(xù)并開(kāi)取發(fā)票,否則啟動(dòng)審核無(wú)法通過(guò)。
  啟動(dòng)審批時(shí)間為周二和周四
  即日起啟動(dòng)會(huì)除在群里發(fā)布信息@各位老師外,需要至少會(huì)前12小時(shí)遞交《臨床試驗(yàn)項(xiàng)目啟動(dòng)登記表》紙質(zhì)版至機(jī)構(gòu)辦,填寫(xiě)時(shí)注意刪除表格內(nèi)紅字部分

  首付款入賬流程:
  線(xiàn)下遞交紙質(zhì)版入賬通知(不用蓋公司章)和回執(zhí)到許杉老師那里:許杉老師產(chǎn)生財(cái)務(wù)編號(hào)時(shí)間:每周四
  產(chǎn)生財(cái)務(wù)編號(hào)之后,用CRA賬號(hào)在CTMS上提交入賬申請(qǐng)
  崔可可老師審核,崔可可老師審核時(shí)間:每周五
  財(cái)務(wù)科崔慧慧老師/周培培老師審核,周培培老師審核時(shí)間:每周一
  財(cái)務(wù)科崔慧慧老師開(kāi)發(fā)票,崔慧慧老師審核時(shí)間:每周一
  領(lǐng)取發(fā)票時(shí)間(崔慧慧老師):每周二下午

  •備注:以上受理時(shí)間節(jié)假日或者其他特殊情況除外,更改時(shí)間會(huì)在CRA、CRC工作群里通知,機(jī)構(gòu)要求,開(kāi)完發(fā)票之后才能啟動(dòng)項(xiàng)目,由于入賬辦理和發(fā)票開(kāi)具需要時(shí)間,請(qǐng)各位在項(xiàng)目啟動(dòng)之前提前匯款,辦理入賬。

  最后的備注:
  中心流程更新較快,僅供參考,如有更新,請(qǐng)務(wù)必以中心最新通知為準(zhǔn)。

SSU工作指南系列——河南省腫瘤醫(yī)院(圖1)

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